Was ist möglich?
Sie können anhand des Status der durch Einträge im Kalender abgeglichen wird sehen, ob Kolleg:innen sich gerade in Terminen befinden, grundsätzlich erreichbar sind oder nicht erreichbar sind, weil der Status auf „nicht verfügbar“ steht. Somit also vielleicht gar nicht im Haus oder am Platz sind. Auch eine längere Abwesenheit ist an dieser Stelle erkennbar.
Natürlich kann man hier auch den Status „nicht stören“ setzen bzw. setzt sich dieser Status in Calls mit MS Teams automatisch.
Mit der Tatsache, dass das so ist, haben sich die User zwischenzeitlich abgefunden. In den seltensten Fällen kommt es hier zu Rückfragen, ob es sich überhaupt um eine datenschutzkonforme Lösung handelt.
Letztendlich haben wir hier auf der einen Seite eine nützliche Information. Sie sehen ob Kolleg:innen erreichbar oder gerade in einem Call sind. Ebenfalls sieht man, ob er oder sie überhaupt im Haus ist.
Datenschutzkonform oder nicht?
Eigentlich gibt es hier aus datenschutzrechtlicher Sicht keine Bedenken da ja lediglich der Status übermittelt wird. Die Abwesenheit kann problemlos angezeigt werden. Der Grund für die Abwesenheit (Krankheit, Urlaub etc.) sollte allerdings nicht angezeigt werden. Aber das macht Teams letztendlich auch sowieso nicht. Hier besteht eher die Gefahr, dass Mitarbeitende im freigegebenen Kalender den Grund der Abwesenheit selbst veröffentlichen.
Im Geschäftsalltag kann also der Status letztendlich sogar hilfreich sein. Natürlich sollte hier keine Analyse oder Auswertung durchgeführt werden, wenn jemand häufig verfügbar oder abwesend ist.
Das muss firmenintern klar kommuniziert und festgelegt werden. Der Status darf keinesfalls zur Überwachung, zum Profiling, sonstigen Überwachungen oder für Auswertungen verwendet werden.
Beim Status besteht auch immer zusätzlich noch die Option diesen selbst zu setzten. Selbst wenn ich „abwesend“ bin, kann ich mich ja immer noch auf „Termin“ setzen, womit der Status letztendlich rot wird und es aussieht als wäre ich terminlich gebunden.
Und wie sieht es mit dem extern sichtbaren Status aus?
Die Frage, die nun aber aktuell gestellt wird, ist: Wie verhält sich das mit meinem Status, der ja extern genauso angezeigt wird?
Nicht bekannt? Doch, doch! Der Status MS Teams mit der Information „Anwesend = grün“, „Abwesend = gelb“, „rot = beschäftigt“ oder „rot (Durchfahrt verboten) = nicht stören“ kann auch von externen Personen gesehen werden, mit denen Sie schon Kontakt über einen MS Teams Call hatten oder wenn jemand nach Ihnen sucht.
Die Frage, ob das aus datenschutzrechtlicher Sicht problematisch ist, kann wohl nur mit der Frage beantwortet werden, wie das denn dann mit dem internen Status aussieht.
Wenn der Status extern datenschutzrechtlich kritisch ist, dann wäre er das intern auch. Hier wäre beides gleich zu werten. Der Status intern ist erst einmal insofern aus datenschutzrechtlicher Sicht uninteressant, solange er nicht irgendwo aufgezeichnet und zu Analyse- oder Überwachungszwecken ausgewertet wird.
Dementsprechend wäre gleichermaßen die Übermittlung des Status extern zu werten. Allerdings müssen sich die Unternehmen Gedanken machen, wie genau sie damit umgehen wollen!
Die Frage ist: Möchten Sie, dass extern der Status Ihrer Mitarbeitenden sichtbar ist? Wenn ja, dann kann das entsprechend in den Standardeinstellungen verbleiben.
Entscheidet ein Unternehmen bzw. die Geschäftsleitung, dass das nicht gewünscht ist, dann sollte diese Funktion des externen Status deaktiviert werden. Das wäre dann aber eine zentrale Einstellung für die gesamte Domain.
Fazit und Empfehlungen:
Es geht hier rein um eine firmeninterne Entscheidung. Aus datenschutzrechtlicher Sicht würde ich keine Bedenken sehen den Status auch nach außen zu übermitteln. Zumal hier keine Daten, sondern nur ein Status übermittelt wird.
Unternehmensleitungen bzw. der Geschäftsführung sollte bewusst gemacht werden, dass es dieses Feature gibt und das es konfigurierbar ist. An der Stelle muss dann entschieden werden, wie für das Unternehmen einheitlich mit der Funktion umgegangen werden soll.
Die Aktivierung oder Deaktivierung des Status sollte dann an zentraler Stelle als globale Einstellung durchgeführt werden.
Letztendlich ist doch aber auch dieses Feature für einen externen Anrufer hilfreich. Wenn man sehen kann, dass ein Gesprächspartner gerade auf „rot“ steht, dann würde er vielleicht gar nicht versuchen diesen zu erreichen. Steht der Status dann auf grün, ist die Chance den Gesprächspartner direkt zu erreichen ja recht hoch. Dementsprechend also ein besseres Werkzeug als das Telefon, bzw. aktueller das Handy, bei dem man ja beim Anruf nie vorher weiß, wo man seinen Gesprächspartner gerade erwischt.
Dementsprechend lässt sich hier keine konkrete und genaue Empfehlung aussprechen wie das zu handhaben ist. Es muss, wie bereits geschrieben, firmenintern entschieden und von der Geschäftsführung vorgegeben werden.
Die verantwortlichen Administratoren sollten derartige Funktionen allerdings im Blick haben und entsprechend auch den Entscheidern vorlegen um eine entsprechende Entscheidung zum gewünschten Vorgehen mitgeteilt zu bekommen. Die Geschäftsführung weiß in den meisten Fällen nicht, dass es diese Funktion überhaupt gibt.
Aus datenschutzrechtlicher Sicht, betrachtet man rein die Übermittlung des Status, ist dieses Feature eher unkritisch zu werten.