DATAflor AG ist ein innovatives Unternehmen mit Hauptsitz in Göttingen und über 80 Mitarbeitenden, das Softwarelösungen für den Garten- und Landschaftsbau, die Landschaftsarchitektur sowie den Erd- und Tiefbau anbietet. Seit über 40 Jahren arbeitet das Unternehmen mit viel Leidenschaft und großer Begeisterung an der Neu- und Weiterentwicklung ihrer eigenen Softwarelösungen. Begleitet werden sie dabei von der werning.com GmbH, die in Fragen rund um den Datenschutz zur Seite steht.
In über 40 Jahren am Markt hat DATAflor neue Ideen in die Branche getragen, Standards gesetzt und marktführende CAD- und ERP-Software etabliert. Ein digital versiertes Unternehmen, das neben den vielen technischen Tools die Notwendigkeit eines gut aufgestellten und fairen Datenschutzmanagements nicht verkennt. Marcus Monecke von DATAflor hat sich die Zeit genommen die Einführung und Erarbeitung eines fairen Datenschutzkonzepts zu schildern.
„Um alle gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen zu durchleuchten, geht es meiner Meinung nach nicht ohne ein pedantisches, gut strukturiertes Datenschutzmanagement“ so Marcus Monecke, Leiter Service und Support von DATAflor.
DATAflor ist ein digital sehr fortschrittliches Unternehmen, das ihren Kunden bestmögliche technische Lösungen anbietet. Unter dem Motto „digital, mobil, vernetzt“ haben Kunden von DATAflor die Möglichkeit z. B. von unterwegs auf alle Unternehmensdaten zuzugreifen. Nicht zuletzt aufgrund des Umgangs mit der dafür genutzten Cloud sollen den Mitarbeitenden und Kund:innen die Sicherheit gegeben werden, dass sie sich auch beim Schutz ihrer Daten auf einen starken, vorbildlichen Partner an ihrer Seite verlassen können. Dadurch trägt DATAflor auch eine digitale Verantwortung, die sie durch ein gut aufgestelltes Datenschutzmanagement absichern.
„Mehrwerte nutzen und weitergeben.“
Die Daten zu schützen war schon immer ein wichtiges Anliegen bei der Unternehmensführung. Dabei geht es nicht nur um die Absicherung von Unternehmensdaten, sondern auch den Schutz der Mitarbeitenden und Kunden. Durch die Einführung eines Datenschutzmanagements konnten vorhandene Prozesse optimiert und frühere Fehler bereinigt werden. Prozesse wurden aus einem anderen Blickwinkel betrachtet und durch die intensive Reflexion und Verschriftlichung von Unternehmensprozessen konnten auch Gedanken festgehalten werden.
Von der Einführung und teilweisen Umstellung von Prozessen profitieren sowohl bestehende als auch neue Mitarbeiter:innen. Auch Geschäftsbeziehungen konnten durch Tipps von einem Mehrwert profitieren. Besonders erfreulich war die daraus resultierende Intensivierung von einigen Geschäftsbeziehungen.
„Am Anfang war es ein riesiger Berg Arbeit.“
Besonders herausfordernd war bei dem Projektstart die Menge an vielen kleinen ToDos, die sich auf alle Unternehmensbereiche bezogen und umgesetzt werden mussten. Immer wenn etwas neu und unbekannt ist, ist die Unsicherheit groß. Am Anfang sahen die Mitarbeitenden von DATAflor nur einen riesigen Berg Arbeit. Durch das Mitwirken aller Abteilungen wurde der Projektstart schnell umgesetzt. Die Aufgaben wurden aufgeteilt und neben dem Tagesgeschäft erledigt. Durch den Zusammenhalt war schnell „Licht am Ende des Tunnels zu sehen“.
„Was ich in sehr guter Erinnerung habe sind die Beratungstermine bei uns vor Ort. Die waren produktiv und haben Spaß gemacht“, so Herr Monecke. Inzwischen ist ein sehr gutes Niveau vorhanden, so dass nur noch hin und wieder etwas Neues dazu kommt und das Aktuell-Halten wenig Aufwand benötigt.
„Eine wichtige Voraussetzung ist ein gesundes Maß an Motivation.“
Seien es Häkchen auf ToDo-Listen setzen oder regelmäßige Treffen mit dem Werning-Team. Dies war hilfreich und motivierend zugleich, um den Überblick nicht zu verlieren und die Gewissheit zu haben, dass sich der Projektstart in die richtige Richtung entwickelt. Als Ergebnis ist mitzunehmen, dass das ganze Unternehmen von der Einführung profitiert und auch nachfolgend alle Unternehmensbereiche dadurch einen Vorteil erlangen.
Als Lösung wurden einige Prozesse umgestellt und durch das interne Wiki werden die Mitarbeitenden fortlaufend über Änderungen und Neuerungen informiert. In Auffrischungsschulungen durch die werning.com GmbH werden alle regelmäßig auf den aktuellen Stand gebracht. Die Mitarbeitenden sind so sensibilisiert, dass bei neuen Projekten das Thema Datenschutz von Anfang an noch intensiver mit dabei ist. Somit ist die Herangehensweise wesentlicher durchdachter und effizienter, da wir alle Ebenen von Anfang an mit einbeziehen.
Regelmäßige Treffen mit dem Datenschutzbeauftragten Thomas Werning der werning.com GmbH sind hilfreich, um den Überblick zu behalten und geben uns die Gewissheit, dass alle bei DATAflor an der Umsetzung mitwirken. Die Gewissheit immer alles auf dem aktuellen Stand zu haben ist der persönliche Ehrgeiz.